Sistem Informasi Managemen atau SIM (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.
1.a.Tujuan Umum
• Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
• Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
• Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).
1.b.Proses Managemen
Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:
• Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.
• Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.
• Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.
2.Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit
Merupakan sistem komputerisasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses bisnis layanan kesehatan dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara cepat, tepat dan akurat.
Sistim Informasi Manajemen (SIM) berbasis web based merupakan sarana pendukung yang sangat penting – bahkan bisa dikatakan mutlak – untuk operasional rumah sakit.
Berbagai pengalaman rumah sakit yang menggunakan sistim administrasi konvensional menunjukkan banyaknya kehilangan kesempatan memperoleh laba akibat dari lemahnya koordinasi antar departemen maupun kurangnya dukungan informasi yang cepat, tepat, akurat, dan terintegrasi.
SIM Rumah Sakit akan memberikan nilai tambah dengan meningkatkan:
• Efisiensi
• Kemudahan
• Standard praktek kedokteran yang baik dan benar
• Dokumentasi yang Auditable dan Accountable
• Mendukung Pemasaran Jasa RS: Mutu, kecepatan, kenyamanan, kepastian, biaya bahkan gengsi pelayanan
• Meningkatkan profesionalisme dan kinerja manajemen rumah sakit
• Mendukung koordinasi antar bagian dalam rumah sakit
• Meningkatkan akses dan pelayanan rumah sakit terhadap berbagai sumber daya, antara lain mitra usaha potensial seperti Pedagang Besar Farmasi, Jamsostek, Instansi/Perusahaan pemberi jaminan karyawannya, Askes, dan lain lain
Meningkatkan profesionalisme manajemen rumah sakit:
1. Setiap unit akan bekerja sesuai fungsi, tanggung jawab dan wewenangnya;
• Fungsi Pelayanan dan Informasi
• Fungsi Perawatan (medical care)
• Fungsi Penunjang/Supporting
• Fungsi Administrasi dan Keuangan
• Fungsi Pengawasan, dll
2. Mendukung kerja sama, keterkaitan dan koordinasi antar bagian/unit dalam rumah sakit
Contoh:
• Unit Registrasi dengan Unit RM dalam hal Petugas RM dapat mengetahui secara real time pasien yang mendaftar di bag Registrasi
• Unit Registrasi dengan Unit Rawat Jalan
• Koordinasi antara Unit Rawat Jalan/Rawat Inap dengan Unit Apotik/Farmasi dalam hal Resep Online dan informasi lainnya
• Koordinasi antara Unit Rawat Jalan/Rawat Inap dengan Unit Laboratorium, Radiologi, IBS, Gizi, Farmasi, dan Keuangan dan sebaliknya
2.a.Manfaat SIM Rumah Sakit
A. Manfaat Operasional
Kecepatan
Manfaat yang paling terasa ketika SIMRS tersebut selesai diimplementasikan adalah kecepatan penyelesaian pekerjaan-pekerjaan administrasi. Ketika dengan sistem manual pengerjaan tagihan kepada mitra/pihak ke-3, misalnya, memakan waktu sampai 1 bulan sejak pasien selesai dilayani, dengan SIMRS hanya memakan waktu 1-2 hari saja. Kecepatan ini tentu saja membuat efektifitas kerja meningkat. Pada awal pemasangan SIM, ketika aliran kerja belum lancar, peningkatan kecepatan belum terlalu terasa. Namun ketka komitmen seluruh unit untuk tepat waktu memasukkan data dengan akurasi entri data yang tinggi dipenuhi, maka akan terasa sekali dampak dari SIMRS terhadap kecepatan kerja.
Akurasi
Hal lain yang juga terasa berubah adalah akurasi data, apabila dulu dengan sistem manual orang harus mencek satu demi satu transaksi, namun sekarang dengan SIMRS hal tersebut cukup dilakukan dengan membandingkan laporan antar unit yang dihasilkan oleh SIM. SIMRS juga dapat mencegah terjadinya duplikasi data untuk transaksi-transaksi tertentu. Misalnya, pasien yang sama diregistrasi 2 kali pada hari yang sama, maka SIMRS akan menolaknya, SIMRS juga akn memberikan peringatan jika tindakan yang sama untuk pasien yang sama dicatat 2 kali, hal ini menjaga agar user lebih teliti.
Integrasi
Hal lain yang juga terasa berpengaruh terhadap budaya kerja adalah integrasi data di setiap unit. Bila dengan sistem manual, data pasien harus dimasukkan di setiap unit, maka dengan SIMRS data tersebut cukup sekali dimasukkan di pendaftaran saja. Hal ini jelas mengurangi beban kerja administrasi dan menjamin konsistensi data. Ilustrasi pada awal makalah ini merupakan gambaran proses integrasi pada beberapa unit layanan di rumah sakit.
Peningkatan pelayanan
Pengaruh SIMRS yang dirasakan oleh pasien adalah semakin cepat dan akuratnya pelayanan. Sekarang pasien tidak perlu menunggu lama untuk menyelesaikan administrasinya, baik rawat inap ataupun rawat jalan. Hal yang sama juga dirasakan perusahaan pelanggan, dimana tagihan yang dikirim cukup akurat dan detil sehingga memudahkan analisa mereka.
Peningkatan efisiensi
Bila sebelumnya, beban pekerjaan lebih ke arah klerikal, sekarang beban pekerjaan lebih ke arah analisa. Sebagai contoh, jika dahulu konsentrasi bagian penagihan adalah emmbuat tagihan, sekarang konsentrasinya lebih kepada umur tagihan itu sendiri. Selain itu, karena kecepatan dan akurasi data meningkat, maka waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan administrasi berkurang jauh, sehingga karyawan dapat lebih fokus pada pekerjaan utamanya.
Tanpa SIM, perawat harus memasukkan data standar asuhan keperawatan secara berulang-ulang dan sangat memakan waktu, tetapi dengan SIM, perawat hanya tinggal memasukkan data diagnosa penyakit pasien, dan komputer yang akan mencetak laporan SAK untuk ditanda-tangani perawat.
Kemudahan pelaporan
Pekerjaan pelaporan adalah pekerjaan yang menyita waktu namun sangat penting. Dengan adanya SIM, proses pelaporan hanya memakan waktu dalam hitungan menit sehingga kita dapat lebih konsentrasi untuk menganalisa laporan tersebut.
B. Manfaat Manajerial
Kecepatan mengambil keputusan
Dengan sistem manual, manajer seringkali mengambil keputusan berdasarkan informasi yang mungkin sudah tidak relevan lagi. Belum lagi jika yang dibutuhkan adalah trend berdasaran selang waktu tertentu (harian/mingguan/dsb), ini mengakibatkan keputusan yang diambil belum tentu sesuai dengan kondisi nyata. Namun dengan SIM, informasi yang disajikan bersifat real time, bahkan kita dapat membuat tabulasi dari informasi tersebut sehingga informasi yang kita dapat sudah sangat spesifik sesuai dengan kebutuhan kita.
Hal ini tentu saja meningkatkan kualitas keputusan kita, di samping tentu saja berkurangnya waktu untuk mengambil keputusan.
Akurasi dan kecepatan identifikasi masalah
Karena laporan-laporan yang dihasilkan SIMRS memberi gambaran dari hari ke hari mengenai kinerja rumah sakit, maka jika ada hal-hal yang tidak normal dapat segera kita ketahui. Hal ini membuat identifikasi potensi masalah dapat dilakukan lebih dini, sehingga tindakan pencegahan atau penanggualangannya dapat segera disusun.
Kemudahan penyusunan strategi
Sejalan dengan identifikasi masalah di atas, kita pun dapat menyusun strategi ke depan berdasarkan data populasi, bukan lagi statistik, karena SIMRS mampu memberikan data populasi dengan selang waktu tertentu, bahkan menyajikan kecendrungan datanya kepada kita. Ini tentu saja semakin menajamkan strategi yang kita susun.
C. Manfaat Organisasi
Budaya kerja
Karena SIMRS ini mensyaratkan kedisiplinan dalam pemasukan data, baik ketepatan waktu maupun kebenaran data, maka budaya kerja yang sebelumnya menangguhkan hal-hal seperti itu, menjadi berubah.
Hal ini dapat terjadi karena integrasi SIMRS dengan seluruh unit layanan. Sebagai contoh, jika unit registrasi tidak memasukkan data pasien yang akan berobat, maka unit layanan tidak mungkin dapat memasukkan layanan kepada pasien tersebut, dan kasir pun tidak mungkin menerima pembayaran dari pasien tersebut. Katakanlah semua unit sepakat untuk menangguhkan pemasukkan datanya, maka keesokan harinya, manajer akan melihat penurunan trend pasien atau melihat ada pasien-pasien yang menggantung. Ada juga pengalaman menarik yang kami temukan dalam implementasi SIMRS di suatu Rumah Sakit, karena dasar perhitungan imbalan jasa medik untuk dokter dan perawat dihitung berdasarkan data transaksi yang ada di SIM, maka dokter yang berkepentingan dengan data tersebut menjadi supervisor data yang dimasukkan tanpa diminta. Implikasinya adalah, sedikit sekali data yang salah dimasukkan.
Transparansi
SIMRS sebaiknya dirancang menganut kebijakan data terpusat, artinya data-data yang digunakan oleh seluruh rumah sakit berada di bawah satu kendali. Misalnya untuk tarif tindakan, unit layanan tidak boleh dan tidak bisa memasukkan atau mengubah tarif yang ada, data yang mereka masukkan hanya layanan yang diberikan kepada pasien sehingga manipulasi tarif tidak dimungkinkan. Hal lain lagi, pendapatan setiap unit layanan terlihat dari laporan harian yang selalu dilaporkan kepada direktur.
Dengan demikian setiap orang dapat melihat jalannya proses transaksi di rumah sakit dan secara tidak langsung juga turut mengawasi proses tersebut.
Koordinasi antar unit (Team working)
Karena seringkali data yang digunakan oleh unit layanan tertentu adalah milik unit layanan yang lain, misalnya kode perusahaan pelanggan adalah milik keuangan yang digunakan secara intensif oelh medrec, maka ketika terjadi perubahan terhadap data tersebut, unit yang bersangkuatan akan mengkoordinasikannya dengan unit yang terpengaruh. Apabila hal ini tidak dilakukan maka dengan sendirinya akan terajdi kekacauan data referensi.
Pemahaman sistem
Apabila dulu dengan sistem manual, sedikit sekali personel yang mengetahui atau perduli dengan proses yang terjadi di unit lain, maka dengan adanya SIMRS hal tersebut terjadi dengan sendirinya. Ini karena seringkali untuk memahami aliran data sampai datang kepada unitnya, melibatkan berbagai unit lain. Ketika terjadi kesalahan setiap user berusaha mencari tempat terjadinya kesalahan tersebut agar bukan unitnya yag disalahkan. Efeknya adalah mereka menjadi paham bagaimana sistem di rumah sakit tersebut bekerja.
Mengurangi biaya administrasi
Seringkali orang menyatakan bahwa dengan adanya komputerisasi biaya administrasi meningkat. Padahal dalam jangka panjang yang terjadi adalah sebaliknya, jika dengan sistem manual kita harus membuat laporan lebih dulu di atas kertas, baru kemudian dianalisa, maka dengan SIMRS analisa cukup dilakukan di layar komputer, dan jika sudah benar baru datanya dicetak. Hal ini menjadi penghematan yang cukup signifikan dalam jangka panjang.
Implementasi SIMRS tentunya tidak dapat berjalan dengan baik tanpa dukungan semua pihak yang terkait serta political will dari pimpinan rumah sakit maupun pemilik RS/Pemerintah.
Apabila pekerjaan pengembangan SIMRS tersebut akan diserahkan kepada konsultan, maka kewajiban dan tanggung-jawab konsultan sebagai mitra kerja RS adalah harus secara profesional memberikan data dan analisa yang obyektif dan berupaya maksimum untuk keberhasilan implementasi SIMRS.
3.Sistem Informasi Managemen Unit Kamar Operasi RS Surya Husadha
Penanganan operasi di unit Kamar Operasi RS Surya Husadha merupakan gabungan antara pasien dengan kasus elektif atau berencana dan kasus emergensi. Sehingga aktifitas di unit pelayanan ini siaga dalam 24 jam penuh. Pasien yang ditangani dapat berasal dari ruang rawat inap, UGD, dari ruang bersalin, poliklinik, ruang intensif atau langsung dari penerimaan pasien di kantor depan, khususnya yang menjalankan pembedahan tanpa rawat inap dan pasien pasien tertentu kiriman operator atau dokter bedah. Berdasarkan alur pasien yang masuk dan keluar unit layanan ini bisa dilihat pada bagan di bawah:
Gambar 1.
Dari alur di atas terlihatlah secara jelas bahwa keterkaitan kerja di unit Kamar Operasi akan berdampak pula dengan Sistem Informasi Managemen yang harus dibuat. Interaksi tersebut baik antara UGD dengan kamar operasi, antara poliklinik dengan kamar operasi, antara kantor depan dengan kamar operasi dan antara ruang rawat inap maupun HCU dengan kamar operasi. Hal ini memberi arti bahwa setidaknya identitas pasien dan dari unit mana seorang pasien berasal sebelum masuk ke ruang operasi sudah tercatat jelas secara komputerisasi yang bisa diakses di unit unit terkait tersebut. Namun sebelum dilakukan verifikasi di Kamar Terima Unit Kamar Operasi, seorang pasien yang akan dioperasi harus menyelesaikan dulu permasalahan yang mungkin ada pada saat masa preoperatif. Disamping kondisi fisik dan Inform Consent juga menyangkut pembiayaan yang sering menjadi masalah besar terutama untuk pasien pasien yang dirawat di RS swasta.
Flow chart di bawah ini menggambarkan bagaimana prosedur yang harus ditempuh untuk mempersiapkan pasien yang akan menjalani operasi berencana sehubungan dengan pembiayaan yang ditimbulkan. Khususnya di RS Surya Husadha flow chart ini sangat diperlukan karena sudah sering terjadi kasus bermasalah berkaitan dengan pembiyaan operasi.
| Gambar 2. | |||||
Keterangan:
• Untuk pasien elektif yang akan disiapkan menjalani operasi, dilakukan evaluasi terhadap kondisi fisik terlebih dulu.
• Kondisi fisik bisa diketahui dengan anamnesa, pemeriksaan fisik dan pemeriksaan penunjang lain seperti x-ray, laboratorium, elektrokardiografi dan lain-lain sesuai dengan umur, riwayat penyakit dan kondisi lain pasien yang bersangkutan.
• Jika tidak didapatkan kelainan fisik, maka pasien sudah disiapkan untuk menjalani pembedahan dengan menginformasikan masalah biaya tindakan operasi tersebut sesusai dengan kriteria / jenis operasi dan prakiraan lainnya. Namun jika pasien belum memenuhi syarat untuk menjalani operasi, maka dilakukan perbaikan terhadap kelainan atau gangguan yang didapatkan.
• Jika perbaikan terhadap kondisi fisik tersebut gagal mencapai persyaratan optimal, maka operasi kemungkinan bisa batal dijalankan atau kalau terpaksa dilakukan akan sangat beresiko.
• Saat melakukan inform consent diinformasikan juga mengenai perkiraan pembiayaan tindakan opwerasi yang akan dijalani. Dari keterangan pasien akan diketahui pula apakah pasien yang bersangkutan pembiayaannya akan ditanggung sendiri oleh keluarga, ditanggung oleh pihak asuransi atau tanggungan tidak penuh dari pihak ketiga.
• Jika sudah pasti ditanggung oleh asuransi secara penuh atau tidak bermasalah dengan biaya sendiri, maka pasien sudah siap mendapatkan jadwal operasi. Namun kalau bagi pasien biaya yang diperkirakan itu terlalu mahal, pasien dapat disarankan untuk mencari pelayanan di rumah sakit pemerintah atau disarankan melengkapi diri dengan keterangan tidak mampu dari aparat berwenang.
• Apabila dengan saran tersebut di atas, karena alasan sesuatu pasien menolak untuk dioperasi, maka seperti keterangan sebelumnya, kembali pasien diingatkan akan bahaya dan faktor resiko yang kemudian bisa saja dialami.
3.a.SIM dengan Komputerisasi
Pengimput data untuk mengoperasikan Sistim Informasi di Unit Kamar Operasi RS Surya Husadha adalah para petugas medis sendiri. Di unit ini tidak memiliki petugas khusus adminstrasi, sehingga seluruh perawat harus memiliki kemampuan memasukkan data pasien ke dalam komputer. Karena semua petugas telah bisa melakukan ini, sesuai dengan jadwal jaga petugas yang bersaangkutan berkewajiban untuk mengerjakannya. Tentu agar dapat mengakses sistem yang ada masing masing petugas memiliki password sendiri sendiri. Berikut gambar verifikasi identitas petugas yang ingin mengakses sistem;
Karena sistem yang dibuat di RS Surya Husadha sudah terintegrasi dengan beberapa unit yang ada, maka masing masing unit memiliki tamplate tersendiri untuk mengakomodasi item-item apa saja yang perlu didatakan agar bisa terkait ke semua unit lainnya.
Pada template sistem informasi di komputer saat pertama dibuka, terlihat kolom identitas pasien, yang selain nama dan identitas lainnya juga terlihat status apakah penderita merupakan pasien rawat inap atau dirawat secara one day care. Di bawahnya tertera kolom penanggung penderita, termasuk alamat dan hubungan kekeluargaan dengan penderita. Pada bagian lain terlihat kolom untuk diisi menggambarkan petugas yang terlibat dalam operasi. Nama operator, asisten begitu pula petugas bedah lainnya. Di sisi lain ada tercantum petugas yang terlibat untuk pekerjaan pembiusan, dokter anasthesi dan perawat anasthesi.
Untuk jenis operasi dimasukkan ke dalam kolom yang berbeda, tercantum pula apakah operasinya merupakan operasi elektif ataukah cito (emergensi). Yang terpenting juga harus dicantumkan golongan operasi dan bidang spesialisasi kasus. Ini akan mempengaruhi dan terlihatnya jasa medis dan rincian pembiayaan lainnya di bagian bawah kolom tersebut. Di lain sisi terdapat pula pencatuman status luka operasi, termasuk bersih, terkontaminasi atau yang lainnya.
Pada kolom bagian bawah menyangkut pembiayaan tindakan seperti adanya biaya tambahan, seperti pemeriksaan patologi, alat implant dan lain-lain. Dicantumkan pula secara otomatis biaya BHP yang dibebankan, biaya resep jika ada dan komponen jasa lain secara lebih terinci.
Dibandingkan dengan Sistem Informasi Managemen rumah sakit lainnya, SIM RS Surya Husadha memiliki penampilan yang sederhana, layaknya warna hitam putih pada layar monitor komputer. Item yang ditampilkannya pun berbeda. Di bawah ini diperlihatkan tampilan SIM RS Islam Surabaya. Perbedaan yang ada tentu berdasarkan permasalahan yang dihadapi masing-masing rumah sakit. Seperti pada tampilan di bawah ini menjadi penting untuk dicantumkan seccara lebih rinci diagnosa pre op dan post op, jam mulai berlangsungnya operasi, jenis anasthesi dan lain-lain yang pada SIM di RS Surya Husadha pencantuman ini cukup dibuat secara manual di dalam laporan operasi dan catatan anasthesi.
4.Sistem Managemen Informasi yang ideal
Bagaimana suatu Sistem Informasi Managemen Rumah Sakit yang ideal itu? SIM RS yang ideal dalam hal ini adalah SIM yang optimal sesuai kebutuhan rumah sakit, aman dalam penanganan data, dan tidak melampaui batasan-batasan hukum Indonesia.. Sekilas berbagai macam solusi telah banyak ditawarkan oleh software house (vendor) untuk menangani dan mengolah data dan informasi yang ada di rumah sakit. Dari sistem yang tertutup sampai yang terbuka, dari sistem yang hanya menangani transaksi penerimaan pasien sampai yang dapat meminimalisir penggunaan kertas, dari yang berharga jutaan sampai angka yang terpisah tiga titik, dari yang mudah digunakan sampai yang sulit diaplikasikan di lapangan. Pembuatan sistem informasi rumah sakit dapat dilihat dari berbagai sudut. Bisa dilihat dari sudut administratif yang menangani data-data pasien, transaksi dan sebaginya, atau bisa juga dari sudut pasien yang cenderung ke pelayanan kesehatan dengan menambahkan teknologi sebagai alat komunikasinya. Hadirnya teknologi 3G akan memperkaya kemampuan sistem, dari IT (Information Technology) menjadi ICT (Information and Communication Technology), lambat atau cepat akan menjadi kebutuhan rumah sakit.
4.a.Kebutuhan Pasien
Harapan pasien dari sebuah pelayanan kesehatan adalah diberikannya service yang cepat dan nyaman. Tingkat mobilitas pasien yang tinggi menuntut adanya komunikasi dan pelayanan yang cepat antara pasien dan institusi kesehatan, yang kemudian antara pasien dengan dokter. Hal ini sebenarnya bisa menggunakan fasilitas telepon, atau lebih canggih lagi, bisa menggunakan teleconference. Tidak perlu mendebatkan alat komunikasi mana yang lebih cocok, yang terpenting adalah pendokumentasiannya.
4.b.Kebutuhan Pihak Rumah Sakit
Jika dilihat dari sudut pandang pengguna (user), dalam hal ini adalah pihak rumah sakit, mereka tentu menginginkan sebuah sistem yang ideal, istimewa, dapat membereskan semua transaksi yang ada, sehingga tak ada kata ‘terlambat’ pada pembuatan laporan masing-masing pelayanan ataupun pada pengiriman Rekap Laporan (RL 1 – 6) ke dinas kesehatan setempat oleh Sub-bagian Rekam Medis, bahkan mungkin, poli tak perlu lagi melakukan sensus harian, karena setiap laporan akan tercetak otomatis atau terkirim otomatis. Jika benar-benar diaplikasikan dengan kesiapan tenaga kesehatan pihak rumah sakit bersedia menggunakan sistem yang ada dan sistem tersebut memang berjalan dengan baik, jelas akan banyak mengurangi beban kerja semua komponen di rumah sakit itu sendiri, atau mungkin, malah menambah beban kerja perawat dalam menginput hasil pemeriksaan ke sistem. Pada akhirnya semua tergantung desain sistem itu sendiri yang dibatasi oleh kemampuan pengguna dalam mengoperasikan sistem, hal-hal yang berhubungan dengan hukum Indonesia yang menyangkut autetikasi dan sebagainya atau juga kemampuan pengembang dalam membuat sistem yang sesuai dengan permintaan pengguna (user).
4.c.Kemampuan Pihak Pengembang
Sampai saat ini, sudah banyak pihak pengembang yang menawarkan berbagai macam solusi untuk kebutuhan sistem informasi rumah sakit. Dari perorangan sampai yang bermain dibelakang badan usaha. Kelemahan pengembang adalah ‘belum mengetahui rumah sakit’ itu sendiri. Karena kebanyakan pengembang adalah lebih dulu menguasai komputer daripada sistem rumah sakit, sehingga perlu adanya penghubung antara pihak pengembang dan rumah sakit. Hal ini bisa diistilahkan dengan sebutan ‘System Analyst’, orang yang tahu tentang rumah sakit dan sistem yang akan dibuat. Saat ini sudah ada sekolah yang mempelajari Rekam Medis yang dasarnya sudah cukup tahu tentang administrasi rumah sakit namun dituntut untuk sedikit banyak tahu tentang per-komputer-an. Namun tidak menutup kemungkinan kemampuan ini dimiliki oleh dokter ataupun perawat, seperti apa yang bisa disaksikan di RS Surya Husadha.
4.d.Batasan Sistem
Untuk memetakan permasalahan dan mempersempit ruang gerak perancangan sistem, perlu dibuat batasan-batasan yang tidak perlu dicakup oleh sistem. Lebih baik tahapan desain sistem memakan waktu yang lebih lama daripada terjadi huru-hara ketika proses pembuatan. Komunikasi yang intensif-pun perlu dijaga antara kedua pihak. Pihak rumah sakit menjelaskan secara gamblang apa yang mereka inginkan dan memberikan secara detil apa yang mereka harapkan. Batasan-batasan-pun perlu dibahas antara keduanya, seperti :
1. Tidak menghilangkan fungsi dan peran dokter dan perawat dalam melakukan pemeriksaan. Tidak ada suatu perangkat mesin yang bisa menyelesaikan semua pekerjaan. Masih tetap perlu diperkuat dengan tenaga medis yang langsung kontak dengan pasiennya.
2. Tidak mengurangi atau menghilangkan ke-otentikan berkas rekam medis. Masalah otentikasi pernah menjadi bahan debat di beberapa seminar lokal maupun nasional. Bahwa tidak ada sistim yang benar benar aman dalam penerapannya di rumah sakit. Masalah keontektikan data menjadi penting karena akan berhubungan dengan fungsi Rekam Medis di ranah hukum formal. Sejauh ini hukum Indonesia belum mengenal tanda tangan digital (digital signature). Lembar-lembar rekam medis yang perlu dijaga ke-autentikasi-annya antara lain :
• Lembar RMK (Ringkasan Masuk-Keluar)
• Lembar Resume
• Catatan Perawat
• Hasil Pemeriksaan Lab/ Radiologi
• Lembar Inform Consent
• Laporan Operasi
4.e.Kemampuan Sistem
Secara global, sistem yang ideal tentu dapat mengurangi beban kerja masing-masing unit pelayanan. Secara detil (meskipun tidak keseluruhan), dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Dapat mengurangi beban kerja sub-bagian rekam medis dalam ‘menangani’ berkas rekam medis. Sub-bagian rekam medis memang sub-bagian yang paling direpotkan dengan berkas rekam medis. Dari coding, indexing, assembling, filing dan lain lain semua ditangani oleh sub-bagian ini. Dengan adanya sebuah sistem informasi, seharusnya paling tidak dapat menggantikan fungsi koding pada sub-bagian rekam medis. Sebagian besar rumah sakit di indonesia, masih menggunakan petugas rekam medis ataupun kurir dalam mendistribusikan berkas ke masing-masing pelayanan. Beberapa rumah sakit sudah menggunakan teknologi ‘lift’ sebagai sarana transportasi berkas ke pelayanan-pelayanan ataupun kembali ke tempat penyimpanan (filing).
2. Dapat mengurangi pemakaian kertas (paperless). Pemakaian kertas masih belum dapat dihilangkan di Indonesia saat ini, karena data medis sangat rentan dengan hukum dan akan mempengaruhi perdagangan kertas di Indonesia. Dengan sistem yang terkomputerisasi, pemakaian kertas yang bisa dipangkas antara lain :
• Lembar-lembar rekam medis yang tidak berhubugan dengan masalah autentikasi atau aspek hukum.
• Laporan masing-masing unit pelayanan (karena semua laporan sudah terekap oleh sistem).
• Rekap Laporan (RL) 1 – 6 yang dikirim ke dinas kesehatan.
5.Perkembangan SIM RS ke Masa Depan
Melihat perkembangan teknologi yang begitu pesat, akan menjadi wajar juga kebutuhan pengolahan dan penyajian data di rumah sakit menjadi meningkat juga. Untuk beberapa masalah pelayanan kesehatan yang sudah berkembang dan nantinya diduga akan dikembangkan yang mungkin dapat diaplikasikan di Indonesia, bisa seperti berikut;
1. Dapat berkomunikasi dengan sistem lain pada pelayanan kesehatan lain Web Service, kira-kira orang IT menyebutnya demikian. Aplikasi ini sangat berguna pada kasus rujukan, entah dirujuk ke atas atau ke bawah. Dalam sistem manual, prosedur rujukan adalah dengan mengirimkan kopian lembar resume medis pasien, dan membawa 1 atau 2 perawat yang mengantarkannya. Kesulitan dalam mengaplikasikan sistem ini adalah tidak adanya standard sistem informasi rumah sakit di Indonesia. Masing-masing rumah sakit dengan bangganya meluncurkan sistem mereka yang baru dari vendor terkenal, kemudian rumah sakit lain ikut-ikutan menggunakan sistem dengan vendor yang lain. Tidak adanya komunikasi antar vendor dan tidak adanya kesepakatan penanganan komunikasi antar sistem yang seharusnya ditengahi oleh pemerintah dengan mengeluarkan prosedur standard sistem informasi rumah sakit mengakibatkan hal ini sulit dilaksanakan. Tantangan lain dalam pengaplikasian web service ini adalah masalah keamanan. Termasuk di dalamnya keamanan aplikasi dan keamanan jaringan.
2. Dapat memberikan pelayanan yang terkini (real time) Yang dimaksudkan disini adalah teknologi 3G. Layanan ini mungkin belum termasuk prioritas, karena pemanfaatan teknologi 3G masih jarang digunakan di Indonesia, dan masih termasuk teknologi yang mahal. Tidak menutup kemungkinan 5 tahun mendatang penggunaan teknologi 3G akan membudaya bagi masyarakat, sudah akan menjadi bagian dari kebutuhan hidup, lebih dari sekedar gaya hidup.
Sebenarnya masih banyak aspek yang dapat menjadi bahan dalam pembuatan sistem informasi rumah sakit ideal, entah itu pembatasan maupun keguanaan dan kemampuannya.
Daftar Pustaka :
1. Sistem Informasi Managemen. http://id.wikipedia.org
2. Sistem Informasi Managemen Rumah Sakit. http://www.metasistemsolusi.com
3. Zulkifli AM; Managemen Sistem Informasi. Gramedia Pustaka Utama, 2003
4. Raymond M, George P. Schell; Sistem Informasi Manajemen (terjemahan). Edisi 10. Penerbit Salemba Empat, Jakarta 2008.
5. Sistem Informasi Rumah Sakit. http://internetpromotiononline.com
6. Sistem Informasi managemen Rumah Sakit Surya Husadha
Tidak ada komentar:
Posting Komentar